در این جلسه در مورد نقش تحلیل گر سیستم( (Role of the Systems Analyst )در سازمان و اینکه موضوع تجزیه و تحلیل سیستم در سازمان چیست و مراحل آن صحبت می کنیم.
بحث را با اطلاعات شروع می کنیم. اطلاعات موضوع بحث ما می باشد چرا که اطلاعات یکی از منابع سازمانی محسوب می شود که همانند دیگر منابع باید مدیریت شود سیستم و سازمان به عنوان سیستم ،یکی از منابعش اطلاعات است.
منابع مختلفی دارد که باید این اطلاعات پردازش شوند؟چرا؟……
دانلود فایل صوتی نقش تحلیلگر سیستم در سازمان حجم 11,170KB
دانلود فایل pdfنقش تحلیلگر سیستم جلسه دوم حجم315KB
لازم به توضیح می باشد که منبع درس استاد کتاب تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها نوشته
Kendall & Kendallبوده که اسلاید مربوطه را می توانید ازاینجاویا ازاینجا
دانلود کنید(Password:system)
چون که پردازش اطلاعات هزینه در بر دارد و همین طور ما می خواهیم از پردازش اطلاعات یک سری مزایا و منافع را بدست آوریم. در نتیجه باید اطلاعات را مدیریت کنیم تا از مزایای بالقوه آن استفاده کنیم. وقتی بحث اطلاعات پیش می آید ما یکسری سیستمهایی را لازم داریم تا این اطلاعات را مدیریت کنیم. که به آن می گویند سیستمهای اطلاعاتی (Information systems) .طبقه بندی های مختلفی از این سیستمهای اطلاعاتی صورت گرفته است که یک طبقه بندی هشت گانه را در این اسلاید آورده است ، ما باید بدانیم که تجزیه و تحلیل و شناسایی و بررسی و بهبود این سیستمها کار تجزیه و تحلیل سیستمها می باشد.
بنابراین ما باید بطورکلی با این سیستم ها آشنا باشیم.
یکی از این سیستمها،Transaction processing systems (TPS)یعنی سیستمهای پردازش مبادلات می باشد که به آن سیستمهای پردازش تراکنشی نیز می گویند. مثال: (ATM) بانک ها یک سیستم پردازش مبادلات است یک (TPS) می باشد.
2- سیستمهای اتوماسیون اداری Office automation systems (OAS): که از طریق این سیستمها مبادلات، مکاتبات، امور داخلی و اداری سازمان بصورت الکترونیکی انجام می شود.
که یک جزئی از آن مثلا سیستم دبیرخانه می باشد که البته نه به شکل سنتی بلکه به شکل الکترونیکی می باشد. وقتی افراد می خواهند با هم نامه نگاری کنند با هم گزارش مبادله کنند از این سیستم های دبیرخانه استفاده می کنند.
3- سیستم های کاردانشیKnowledge work systems (KWS):
از این سیستم ها استفاده می شود تا افراد در سازمان اطلاعات و دانش ها را با هم مبادله کنند و درهمین سیستمهای داخل سازمان ها افراد ممکن است در اینترا نت می توانند اطلاعات را با هم به اشتراک بگذارند تا بتوانند با هم گفتگو بکنند افراد اطلاعاتی را که از بیرون بدست می آورند مقالاتی را که می خوانند، دانش ایده هایی را که دارند با هم در اینترانت یک سازمان با هم به اشتراک می گذارند که به آن سیستمهای کاردانشی گویند.
4- سیستمهای اطلاعات مدیریتManagement information systems (MIS) :
کارهای روزمره مدیران را برای آنها انجام می دهند. گزارشهای مدیریتی را برای آنها فراهم می کنند به فرض مثال یک شعبه بانک مدیر شعبه نیازمند این است که گزارشات روزانه داشته باشد از تمام اتفاقاتی که در شعبه رخ می دهد از بحث حواله جات، حساب جاری، حواله جات، همینطور گزارش هفتگی نیاز دارد یعنی وقتی صبح مدیر شعبه می آید گزارشات موبوط به فعالیت های انجام گرفته در روز قبل را دارد.
رئیس شعبه معمولا بر این اساس یک سری سندات کلی را صادر می کند .
5- سیستمهای پشتیبانی تصمیم Decision support systems (DSS) :
برای کمک به تصمیم گیری مدیران می باشد اما سیستم اطلاعات فروش ممکن است به شما بگوید که روند فروش شرکت در چند سال گذشته چطور بوده است ، رشد قیمتها به چه ترتیب بوده است ، شرکتهای دیگر روند قیمتشان چطور بوده ، روند قیمتها در جهان چطور بوده است . الان بازار به لحاظ تقاضای چه وضعیتی دارد. عرضه محصولات در شرکتهای رقیب به چه صورتی است.
این اطلاعات به مدیران کمک می کندکه تصمیم بگیرند که قیمتها را چگونه تعیین بکنند، چقدر محصول تولید بکنند، که به این سیستم پشتیبانی از تصمیم می گویند.
6- سیستمهای خبره (Expert systems (ES یا هوش مصنوعی Artificial Intelligence (AI)
اینها هم سیستمهایی هستند که باز هم از تصمیمها پشتیبانی می کنند اما اینها اینقدر پیچیده هستند و از کامپیوتر در سطح بالایی استفاده می کنند که به آنها هوش مصنوعی می گویند که تقریبا در خیلی جاها می توانند بجای انسان البته وقتی که اطلاعات درستی به آنها داده شود تصمیم بگیرند مثل سیستم اعتبار سنجی که بعضی از بانکها دارند. سیستم اعتبار سنجی یکسری اطلاعاتی را که از مشتری می گیرد مثلا اینکه گردش حسابش در سه ماه اخیر در 6 ماه اخیر چقدر بوده است ، چک برگشتی داشته است یا نداشته سرمایه در گردش شرکتش چقدر است نیروی انسانی شرکتش چقدر است .
این سیستم نرم افزار اطلاعات مختلف را از مشتری می گیرد و بعد می گوید که ما حالا چقدر به آن می توانیم وام بدهیم.
7- سیستمهای کارگروهی Group decision support systems and Computer-Supported Collaborative Work Systems(GDSS):
ویدئوکنفرانس مثال بارز در این زمینه می باشد یا در همان اینترانت سازمان افراد می توانند وارد بشوند و سیستمهای گفتگو یا اطاق های گفتگو قرار می دهند و اتاق چت قرار می دهند که این افراد می توانند با هم صحبت کنند و تبادل ایده بکنند که به این سیستم ها ،سیستم های کار گروهی می گویند.
8- سیستم های پشتیبانی از مدیران اجراییExecutive support systems (EES):
مثلا سیستم های کنترل پروژه، یک شرکت نفتی که دارای پروژه های مختلف در نقاط مختلف دنیاست و این بایست یک سیستم شبکه قوی از کنترل پروژه داشته باشد تا پروژه های مختلفی که دارند اداره می شوند مدیران بیمه ارشد در دفتر مرکزی بتوانند این پروژه ها راگزارش گیری و پردازش کنند،کنترل کنند و ببیند روند چطور دارد پیش می رود مطمئنا این طور نیست که اینها بیایند گزارش کاغذی بگیرند از اینها گزارش مکتوب تهیه کنند و پست کنند ، مطمئنا این طور نیست که اینها بیایند گزارش کاغذی بگیرند از اینها، در این شرکتها اصلا همچین چیزی وجود ندارد.
و در حال حاضر این سیستمها یک پارچه هستند و بین اینها خط قرمز کشیده نشده است.
اما هر کدام از این سیستمها در بخشی از کارهای سازمان هستند و از تکنولوژیهای خاصی استفاده می کنند اگر ما سازمان را به سطوح بالا ، میانی و عملیاتی تقسیم بندی بکنیم هر کدام از این سیستمها در یک بخش کاربرد دارند و جدید ترین تکنولوژی هایی هم که اینها استفاده می کنند فرق می کند.
TPS ها( transaction processing systems ) آن چیزی که عملیات سازمان را پشتیبانی می کند، مثلا خدمات بانکی انجام میدهد، شما می خواهید از شرکتی خرید انجام بدهید در واقع به مفهوم یک نوع مبادله تجاری است
، تخفیف قیمت، فروش محصول، بنابریان در سطح عملیاتی سازمان می باشد و تکنولوژیهایی را که استفاده می کند
شاید ”ATM” 10 سال پیش یک تکنولوژی پیشرفته بوده ولی الان اصلا خیلی قابلیت زیادی ندارد بانکها خدماتشان را اینترنتی ارائه می دهند با موبایل ارائه می کنند خیلی ساده تعریف کامل همین است.
انجام مبادلات تجاری یعنی خرید و فروش ، ارائه خدمت از طریق اینترنت این تعرف ساده آن است اما سیستمهای اتوماسیون اداری، کاردانش، سیستمهای اطلاعات مدیریت، سیستمهای خبره ، سیستمهای پشتیبانی در میانی سازمان اند یعنی بیشتر به مدیران مربوط می شود و قسمت پشتیبانی.
سازمان ما دو قسمت اصلی دارند یکی پشتیبانی و دیگری عملیاتی که خدمات را به مشتریان ارائه می کند قسمت عملیاتی که کارjps می باشد و قسمت پشتیبان مثل امور مالی، امور اداری ، طراحی محصول، بازار یابی ، تداکات اینها از یک سیستمهای دیگر استفاده می کنند که معمولا یکی از تکنولوژیهایی که ای کار را انجام می دهد و سازمانها آن را خریداری و پیاده می کنند Erp است که خاص سازمانهای بزرگ است چون خیلی قیمت آن گران می باشد که به آن بر نامه ریزی منابع سازمان می گویند که البته در کشور ما هیچ سازمان و شرکتی به آن معنای واقعی Erp ندارد چون کشور ما تحریم است شرکت های بزرگ تولید کننده سیستم Erp این سیستم به ایران نمی فروشنده شرکت هایی مثل، اوراکل، سیسکو عرضه کننده های سیستم های Erp در دنیا هستند که به علت تحریم ایران اینها را به ایران نمی فروشند البته ایران هم یکسری از شرکتها مثل ایران خودرو و یک بخشی از این سیستمها را پیاده می کنند مانند شرکت ایران خودرو….اما بحث Group decision support systems (DSS) سیستم های کار گروهی، بیشتر از شبکه های wireless امکان پذیرند و سطح بالای سازمان ، یعنی سطح مدیران ارشد و توجه به قابلیت شبکه های سیستم و موبایل تکنولوژیهای روزی که برای که برای اینها استفاده می شود اینها می باشند.
چرا تکنولوژیهای روزی که استفاده می شود همه مبتنی بر اینترنت می باشد دلیلش این است که اینترنت و وب مزایایی داردوقتی که صحبت می شود بحث شبکه است بزرگترین شبکه ای که ما داریم اینترنت است و قابل استفاده ترین شبکه یعنی حتی اینترانتها و ایسترانتها از اینترنت استفاده می کنند تا قابلیت استفاده ایشان در دامنه وسیع تری فراهم شود یعنی یک شرکتی که می خواهد یک شبکه جهانی داشته باشد نمی تواند دوباره یک نوع اینترنت طراحی کند.
بنابراین این اینترنت آماده است وما می گوئیم وب در واقع مصداقش همان اینترنت است . اینترنت یکی از مزایایش این است که شما می توانید محصولاتتان ، نیروی انسانی، خدمات، صنعت خود را خیلی راحتتربه اطلاع همه برسانی ، 24 ساعته در دسترس است هیچ تعطیلی در کارش وجود ندارد.
(Standard interface design)است یک رابط استاندارد دارد یعنی برای مثال وقتی شما می خواهید به بانکی مراجعه کنید و خدمتی را بگیرید آقایx یک نوع برخورد با شما دارد و آقای y یک نوع برخورد دیگر اما در اینترنت چنین چیزی وجود ندارد و برای آن فرقی نمی کند شما چه کسی هستید و از کجا می آئید.
یعنی اینترنت برای همه یکسان است و تعریف مشخصی ارائه شده است و خدمات ارائه می شود.
برای همین است که خیلی زمانها می گویند که وقتی بحث دولت پیش می آید و بحث خدمت رسانی پیش می آید برای خدمت بهتر رضایت مشتری پیش می آید الانه می گویند که بدون IT امکان پذیر نیست IT خیلی کمک می کند به بحث رضایت مشتریان و اینکه بخواهند سازمانها جهانی بشوند اینترنت جزء جدایی ناپذیر است پس موضوع کلی تجزیه و تحلیل سیستم این است اولا بحث اطلاعات است بعد هم تجزیه و تحلیل سیستمهای اطلاعاتی و الان برای بهبود سیستم حتما باید از IT استفاده کرد .بر این اساس تعریف تجزیه و تحلیل سیستم چیست؟ موضوع آن چیست؟ Systems analysis and design is a systematic approach to: یعنی تجزیه و تحلیل سیستم یک رویکرد سیستماتیک است برای شناسایی مسائل ، مشکلات و اهداف، تجزیه و تحلیل جریان های اطلاعات در سازمان و طراحی سیستمهای اطلاعاتی کامپیوتری برای حل مسائل. پس سه کار اصلی انجام می دهد Identifying problems, opportunities, and objectives و Analyzing the information flows in organizations.
و Designing computerized information systems to solve a problem در حقیقت همان سیستمهای هشت گانه ای که بر شمردیم می آید اینها را مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهند تا ببیند اینها چه ضعفهایی دارند چه مشکلاتی دارند چه فرصتهای جدیدای است و هدف این سیستمها چیست؟
مثلا شما وقتی می خواهید یک سیستم پشتیبانی تصمیم طراحی بکنید، یک سیستم حسابداری فروش طراحی بکنید، باید ببینید که سیستمهای قبلی چه مشکلاتی دارند چه فرصتهای جدیدی در محیط برای شما فراهم شده و هدف شما از این طراحی جدید چیست؟
بعد جریانهای اطلاعاتی که در این سیستم هست را شناسایی کنی تا یک سیستم جدید طراحی شود که حتما کامپیوتری باشد تا آن مسائل و مشکلاتی که هستند حل شود و آن فرصت هایی که هست از آن استفاده بکنیم.
بنابریان از ما وقتی می پرسن کار تجزیه و تحلیل سیستم چیست ؟این است که می خواهند مشکلات سیستمهای سازمانی را شناسایی کند و در حین حال فرصت هایی را هم که هست استفاده بکند.
و در عین حال سیستمهای کامپیوتری جدیدی را طراحی کند برای سیستمهای قبلی چون قبلی ها ممکن است که کامپیوتری هم باشند اما خیلی تکنولوژیهای جدیدی آمده باشد که ما باید آن را کنار بگذاریم و یک سیستم جدیدی را طراحی کنیم مثلا راجع به ATM که دلیلی ندارد که بانکها بروند ATM آن را توسعه دهند و هر روز شعبه ایجاد بکنند و روی آن ATM بگذارند و روی آن کار کنند چون یک تکنولوژی منسوخ شده می باشد.
کار سیستم آنالیز چیست؟ اینها سه منبع دارد یعنی سیستمهای آنالیز یعنی سه گروه افراد می توانند کار سیستم را انجام دهند و طراحی سیستم را انجام می دهند و سازمانها از آنها استفاده کنند. مشاورین بیرونی هستند یعنی شرکتهای مشاوره ای که در ایران هم هستند و کار تحلیل سیستم انجام می دهند. کارهای مشاوره ای مدیریت انجام می دهند، Outside consultants to businessesهست Supporting experts within a business وخود متخصصین داخل سازمان یک واحد برنامه ریزی و یا واحد تشکیلات روشها دارند و تحت هر عنوانی که باشد اینها کارشان همین ها است حالا یا واحد برنامه ریزی است یا واحد فناوری اطلاعات است یا واحد مدیریت فناوری اطلاعات است که اینها در حقیقت آدمهایی هستند که قرار است کارشان همین باشد یا اینکه As change agents هستند که البته در ایران همچنین شرکتهایی درایران نداریم ولی در کشورهای دیگر یک شرکتهایی تاسیس شده اند که کارشان حل مسائل و مشکلات سازمان می باشد اگر سازمانی با بحران و مشکلی در سیستمهایش مواجه می شود به سراغ اینها می رود و اینها این مشکلا را حل می کنند و در واقع کارشان همین است. در منابع مختلف مهارتهای مختلفی برای تحلیل گر سیستم آمده است
اما دو مهارت اصلی در این کتاب گفته شده است که این دو مهارت حیاتی است به خصوص کسانی که مدیریت می خوانند و تحلیلگر سیستم به طور خاص باید این دو مهارت را کسب نماید.
1- بحث مهارتهای ارتباطی communication skills
2- Ethical ارتباطی بودن
تحلیلگرها برای حل مسئله نیازمندمهارت ارتباطی واخلاقی هستند حالا چرا مهارت ارتباطی مهم است ؟ در سلسله مراتب سیستم های بولدینگ سازمان در طبقه هشتم یعنی سیستم های اجتماعی قرار دارددر این طبقه نقش و رفتار انسان مورد مطالعه قرار میگیرد یعنی شما با انسان سرو کار داریدو در هر سازمانی هم با یک انسان دیگر. در تحلیلگر سیستم کاربران ،مدیران ومشتریان سیستم مورد توجه قرار می گیرد چرا که اطلاعات در بین و ذهن انسانها جریان دارد جریان اطلاعاتی که ما می خواهیم تحلیلش کنیم و بعد برایش یک سیستم طراحی کنیم از درون انسانها باید استخراج گردد مهارت ارتباطی یعنی همین اولا اینکه تحلیلگر سیستم باید نگرشش این باشد که با انسان مواجه است و انسان در هر سازمان یک نقش را ایفا می نمایدو اعمالی که انجام میدهددلایل مختلفی دارد وقتی شما دارید اطلاعات جمع آوری می کنید که او نیات درونیش را از طریق خود گشودگی به شما بگوید پس مدیران باید این نگرش را داشته باشند که ما در سطح هشتم قرار داریم ، انسان را نمی توان با مشاهده شناخت . در تجزیه و تحلیل سیستم ،تحلیلگر برای جمع آوری اطلاعات باید بتوانداعتماد طرف مقابلش را جلب نماید
هفت مرحله برای ایجاد سیستمهای چرخه زندگی (عمر)
در تجزیه تحلیل سیستم صاحب نظران و منابع مختلف مراحل وچرخه عمری را برای آن تهیه نموده اند در این کتاب چرخه عمر توسعه سیستم برای حل مسائل سازمان یک رویکر سیستماتیک است که هفت مرحله دارد و هرکدام از این مراحل هم یکسری فعالیتهای مخصوص به خودشان را دارند که ما عناوین کلی و کارهای کلی که در هر مرحله انجام می شود را می گوئیم و در طول این ترم تحصیلی نیز بحث ما همین عناوین می باشداین چرخه به صورت مداوم ادامه دارد
1- شناسایی مسائل ،فرصت ها و اهداف Identifying: Problems. Opportunities.
در واقع باید یک سری فرصت‌ها، مسائل و مشکلات و اهداف را شناسایی کرد و افراد درگیر در این جا تحلیل‌گران سیستم، مدیران کاربر، و مدیران سیستم می باشند
2- تعیین نیاز های اطلاعاتی Determining information requirements
بعد از شناسایی مسائل و مشکلات اطلاعات را جمع آوری می نمائیم. اطلاعاتی می خواهیم راجع به چه کسانی ، چه کسی ، کجا ،که چگونه و چرا هر کدام از این فعالیتها را انجام میدهند .ابزارهای انجام این مرحله، مصاحبه ،جمع آوری مستندات،تکمیل پرسشنامه ومشاهده می باشد که با استفاده ازاین ابزارها و مهارت ارتباطی از طریق کاربران و مدیران سیستم و.. جمع آوری اطلاعات می گردد در این مرحله تحلیلگر سیستم ،مدیران افراد ،کارکنان عملیاتی سیستم و مدیران سیستم درگیر می باشند.
3- تحلیل نیاز های سیستم Analyzing system needs
در این مرحله از یکسری از ابزارهای تحلیل سیستم استفاده می شود همینطور از ابزارهای کامپیوتری استفاده می شود مانند تحلیل data flow diagrams وقتی یک سیستمی را تحلیل می کنیم باید برایش نمودار جریان داده که به آن dfd هم می گویند طراحی می کنیم. dfdجریان اطلاعاتی که در یک سیستم صورت می گیردرا با استفاده از علائم نشان میدهدبعداز ترسیم dfdبایستی توصیف گردد و روابط آنها دقیقا توضیح داده شود که چطور با هم ارتباط دارند Document procedural logic for data flow diagram processes.
Make semistructured decisions ایجاد تصمیمات شبه یا نیمه ساختار یافته این اطلاعات در کنار هم قرار می گیرندومکمل یکدیگرندومنجر به آماده شدن یک سیستم پیشنهادی می گردند. یعنی یک سیستمی که مستندات اولیه آن در این مرحله تهیه می گردد و به عنوان یک راه حل پیشنهادی به مدیران تحویل می گردد.در این مرحله تحلیل گر،مدیران کاربران،ومدیران سیستم درگیرند.
4- اجرا و تکمیل وارزیابی سیستم پیشنهادی Designing the recommended system
در این مرحله براساس مستندات تهیه شده چگونگی خروجی ها و ورودی های سیستم، کنترل و نگهداری اطلاعات وارد شده و خصوصیات برنامه بایستی تعریف شود همینطوردرختها و جداول تصمیم هم در این مرحله تولید می گردد. تحلیل گر سیستم،طراح سیستم ،مدیریت کاربران،کارکنان عملیاتی ومدیر سیستم افراد درگیر این مرحله می باشند.
5- تهیه مستندات و نرم افزار لازم Developing and documenting software
دراین مرحله بحث تهیه نرم افزار می باشد که بیشتر کار مهندسان کامپیوتر می باشد که با استفاده از مستنداتی که در اختیار آنها قرار می گیرد کار طراحی کامپیوتری را انجام میدهند.افراد درگیر ،تحلیل گر سیستم،طراح سیستم،برنامه نویس،و مدیران سیستم می باشند.
6- آزمایش ونگهداری سیستم Testing and maintaining the system
معمولا سیستمهایی که طراحی میشوندبایددریک محیط کوچکترتست شوندتا رفع عیب شوندمرحله آزمایش مرحله اصلی در این هفت مرحله است. افراد درگیر در این مرحله تحلیل گر سیستم ،طراح سیستم ،برنامه نویسان و مدیران سیستم می باشند.
7- استقرار و ارزیابی سیستم Implementing and evaluating the system
این مرحله کار کسانی می باشد که مدیریت خوانده اندباید در این مرحله تشویقها و تنبیهاتی گذاشته شود برای اینکه سیستم جدیدرا بپذیرند باید کاربران آموزش ببینند،تجهیزات مورد نیاز خریداری ونصب شود در این مرحله همه افراد که درطراحی سیستم درگیر بوده اند وجود دارند.
