مقدمه:
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم‌های کسب و کاری در فضای سازمانها شکل می‌گیرد. از اینرو لازم است نگاهی گذرا بر مفاهیم اساسی سازمان و مدیریت داشته باشیم. البته انتظار می‌رود دانشجویان این درس، مطالعات مقدماتی را در این زمینه در درس‌هایی مانند اصول و مبانی سازمان و مدیریت انجام داده و مطالعات تکمیلی را در این زمینه پیگیری نمایند.
طراحی و تجزیه و تحلیل سیستمها چیست؟
طراحی
سیستمها علمی است که به روابط میان اجزا در سیستم‌های پیچیده و بزرگ
می‌پردازد علم طراحی سیستم‌های پیچیده با در نظر گرفتن کل سیستم مورد
نیاز، طراحی، ارزیابی، گردآوری و اجرای مؤلفه‌های زیرسیستم‌ها به بهترین
روش ممکن را تضمین می کند. این علم یک رویکردی میان‌رشته‌ای است برای
تکامل و تعیین یکپارچه و بهینه مجموعه‌ای متوازن از طرحهای محصول و
فرایند تا اولاً نیازهای مشتری را ارضا کند و ثانیاً اطلاعاتی را برای
تصمیم‌گیری مدیریت فراهم آورد. یک سیستم پیچیده بعد از طراحی باید به صورت
متناوب در بازه زمانهای مناسب مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.
تجزیه
تحلیل سیستم ها عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از
چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین
اجزای آن به منظور دستیابی به مبنایی جهت طرح و اجرای یک سیستم مناسب تر.
مهمترین فواید تجزیه و تحلیل سیستمها عبارتند از:
1- اقدامی مناسب جهت بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است
2- کمک به ساده کردن کارها و افزایش بهره وری سازمانها
3- اقدامی مناسب جهت کمک به مدیران در امر سیاست گذاری و تصمیم گیری
4- با کمک تجزیه و تحلیل سیستمها می توان ساختار سازمانی مناسب تر و روشهای اجرایی کارآمدتر بوجودآورد
5- کمک به دستیابی به اطلاعات دقیق و بهنگام از وضعیت موجود.
به اختصار مراحل تجزیه و تحلیل سیستمها را می توان به صورات زیر بیان کرد:
- شناخت مشکل و تبیین آن: مشکل یا مشکلات مربوطه ممکن است از سوی مدیران، مقامات مسئول سازمانی و یا شخص آنالیست شناسایی گردد
-
ایجاد فرضیه: پس از شناخت مشکل بایستی درباره عواملی که سبب بروز مشکل شده
اند حدس زد و فرضیاتی را مطرح کرد و فرضیه اهم (مهمترین و محتمل ترین راه
حل )را برگزید.
- جمع آوری اطلاعات: در این مرحله بایستی اطلاعاتی را
پیرامون مشکل و راه حل های آن کسب کرد .هر چه صحت و دقت اطلاعات بیشتر
باشد ،احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل بیشتر
خواهد بود .
- طبقه بندی اطلاعات: در این مرحله آنالیست داده های
پراکنده را طبقه بندی نموده و به آنها نظم می بخشد تا معنی دار شوند .این
اطلاعات به روشهای منطقی و عقلایی و با توجه به ماهیت و نوع آنها طبقه
بندی و کد گذاری می شوند.
- تجزیه و تحلیل اطلاعات: دراین مرحله
تحلیل گر می کوشد تا ارتباط بین اطلاعات را کشف کند. در این مرحله سوالاتی
از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات پرسیده می شود:
چه فعالیتی انجام می شود ؟
چرا آن فعالیت انجام می شود ؟
آن فعالیت را چه کسی انجام می دهد؟
آن فعالیت چگونه انجام می شود ؟
آن فعالیت در کجا انجام می شود ؟
آن فعالیت در چه زمانی انجام می شود ؟
سازمان
تعریف:
تعاریف
مختلفی از سازمان ارائه شده است. برای مثال جونز سازمان را "وسیله خلق
ارزش که نیازهای انسانی را ارضا می‌نماید و شامل دانش، ارزش‌ها و
چشم‌انداز جمعی است، تعریف می‌کند." و یا دراکر سازمان را یکپارچه‌سازی
دانش‌های تخصصی در یک کار مشترک می‌داند. اما یکی ا ز جامع‌ترین تعاریف از
سازمان از سوی ریچارد دفت ارائه شده است. بنابر تعریف وی سازمان یک پدیده
اجتماعی هدفمند است که بصورت آگاهانه سازماندهی شده و دارای مرز‌های
مشخصی است.
براساس تعاریف فوق مشخص می‌شود که همه سازمانها
دارای هدف هستند؛
به خلق ارزش برای رفع نیازهای بشر مشغول‌اند؛
یک پدیده اجتماعی هستند؛
آگاهانه سازماندهی شده‌اند؛
دارای دانش تخصصی هستند؛
ارزش‌ها و فرهنگ خاص خود را دارند؛
و در نهایت مرز مشخصی دارند.
اهداف
بنیادی همه سازمانها حفظ، بقا و رشد است. سازمانها متعلق به زمان ما
نیستند. آنها در طول تاریخ وجود داشته و مهمترین پدیده‌های زمان حاضر نیز
هستند. سازمانها شالوده اساسی جوامع را شکل می‌دهند. سازمان‌های اقتصادی
در قالب شرکت‌ها دولتی یا خصوصی بخش بسیار بزرگی از مبادلات تجاری جهان را
انجام می‌دهند. سازمان‌های سیاسی کشورهای مختلف جهان و یا سازمان‌های
سیاسی بین المللی قواعد بازی در سیاست را شکل می‌دهند. سازمان‌های غیر
انتفاعی و غیر دولتی بخش اعظم فعالیت‌های اجتماعی را در دنیا انجام
می‌دهند. سازمانها بخش اعظم منابع در دسترس کره زمین را تحت اختیار دارند
و با تغییر شکل آنها، اقدام به خلق ارزش (کالاها/خدمات) می‌نمایند.
رویکردهای
مختلفی در مطالعه سازمان و مدیریت وجود دارد. یکی از قوی‌ترین و مهمترین
آنها رویکرد سیستم‌های باز است. در این رویکرد سازمان به مثابه یک سیستم
باز در نظر گرفته می‌شود که برای دستیابی به اهداف خود، منابع را از محیط
گرفته و با تغییر و تبدیل آنها به ایجاد و خلق ارزش برای ذینفعان خود
می‌پردازد. شکل شماره 1-1 رویکرد سیستم‌های باز به سازمان را به تصویر
کشده است.
مدل کسب وکار و سازمان:
هر سازمانی
براساس یک مدل کسب و کاری شکل می‌گیرد. مدل کسب و کار (طرح کسب و کار)
مکانیزمی است که از طریق آن یک کسب و کار (Business) درآمد (Revenue) و
سود (Profit) ایجاد می‌کند. در واقع، مدل کسب و کار نشان دهنده نحوه
برنامه‌ریزی شرکت برای خدمت به مشتریانش است که شامل استراتژی و اجرا
می‌باشد. مدل‌های کسب و کار در کلی‌ترین حالت به مدل‌های کسب و کار خدماتی
و مدل‌های کسب و کار تولیدی تقسیم بندی می‌شوند. مدل یا طرح کسب و کار
نشان می‌دهد که سازمان:
چگونه مشتریانش را انتخاب می‌کند؛
چگونه پیشنهادات (محصول / خدمت) خود را تعریف کرده و آنرا از بقیه متمایز می‌سازد؛
چگونه برای مشتریانش مطلوبیت ایجاد می‌کند؛
چگونه مشتریان را بدست آورده و حفظ می‌کند؛
چگونه وارد بازار می‌شود؛ (استراتژی ارتباطی یا ترفیعی و استراتژی توزیع)
چگونه وظایفی را که باید انجام شوند تعرف می‌کند؛
منابع خود را چگونه صورت‌بندی می‌کند؛
چگونه سود بدست می‌آورد.
تئوری و طراحی سازمان:
دانش
تئوری و طراحی سازمان درپی پاسخ‌‌گویی به سوالاتی مانند بهترین طرح
سازمانی چه طرحی است؟ و چگونه می‌توان یک سازمان اثربخش طراحی و
راه‌اندازی نمود؟ ودر زمان حاضر، که سازمانها شاهد چالش‌های فزاینده زیر
هستند، اهمیتی روز‌افزون می‌یابد.
رقابت جهانی؛
تلاطم سازمانی؛
تجارت و کسب و کار الکترونیکی؛
مدیریت اطلاعات و دانش؛
تنوع؛
اخلاق و مسئولیت اجتماعی؛
مینتزبرگ
هر سازمان را به پنج بخش تقسیم می‌کند. طرح سازمان تحت تاثیر ترکیب این
بخش‌ها در سازمان است. شکل شماره 1-2 تقسیم‌بندی مینتزبرگ از اجزا سازمان
را نشان می‌دهد.
هسته فنی (Technical Core) : کار اصلی سازمان را انجام می‌دهد که همان تبدیل داده‌ها به بازداده‌ها است.
ستاد فنی (Technical Support) : برای هسته فنی نوآوری کرده و به سازمان در تغییر و انطباق کمک می‌کند.
ستاد اداری (Administrative support): مسئول حفظ منابع انسانی و فیزیکی سازمان است.
مدیریت ارشد (Top Management): مسئول و تعیین کننده مسیر، استراتژی، اهداف و خط‌مشی‌های کل سازمان.
مدیریت میانی (Middle Management): مسئول اجرا و هماهنگی در سطح واحد‌های سازمانی.
در
طراحی سازمان هم باید به ابعاد ساختاری و هم ابعاد محتوایی توجه داشت.
ابعاد ساختاری به ویژگی‌ها و مشخصه‌های درونی سازمان مانند درجه تمرکز،
رسمیت و پیچیدگی مربوط می‌شود. اما ابعاد محتوایی به زمینه و بستر طراحی
سازمان مربوط می‌شود و بر ابعاد ساختار نفوذ داشته و آنها را شکل می‌دهد.
شکل شماره 1-3 ابعاد محتوایی و ساختاری در طراحی سازمان را نشان می‌دهد.
برای بهینه‌سازی استفاده از منابع در سازمانها و هدایت اثربخش آنها برای دستیابی به اهداف‌شان، نیازمند سازوکار مدیریت هستیم. زیرسیستم مدیریت در هر سازمان، مهمترین زیر سیستم محسوب می‌شود. در ادامه نگاهی کوتاه به مهمترین مفاهیم مدیریت خواهیم داشت.
مدیریت:
اهمیت
سازمانها ما را متوجه اهمیت مدیریت می‌سازد. مدیریت مهمترین جزء سازمان
محسوب می‌شود. مدیریت مسئول تعیین اهداف و مسیر آینده سازمان و هدایت آن
در این مسیر برای دستیابی به اهداف تعیین شده اش می باشد.
به ویژه، امروزه که شاهد آزاد‌سازی اقتصادی و گسترش جهانی شدن، رشد و توسعه بسیار سریع فناوری اطلاعاتی و ارتباطی (ICT)و شکل‌گیری اقتصاد شبکه‌ای و شبکه‌های ارزش و همچنین بازارهای الکترونیکی (که خود موجب افزایش قدرت چانه‌زنی مشتری، یکپارچگی با تامین‌کننده‌گان و افزایش فشارهای رقابتی می شوند و زمینه را برای ایجاد و راه‌اندازی کسب و کارهای الکترونیکی براساس مدل‌های کسب و کار الکترونیکی فراهم می‌سازند) هستیم، نقش توانمندی مدیریتی بعنوان مهمترین توانمندی سازمانها برای حفظ بقا، توسعه و رشد بیش از پیش مشخص می‌شود.
مدیریت شامل یکسری از وظایف (برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، سازماندهی، رهبری و کنترل) است که از منابع سازمان (انسانی، مالی، فیزیکی و اطلاعاتی) برای دستیابی به اهداف سازمان بصورت کارآمد و اثربخش استفاده می‌کند. در واقع مدیریت یعنی دستیابی به نتایج (اهداف) با تخصیص و استفاده از منابع سازمانی از طریق فرایند‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل. در شکل شماره 1-4 چهارچوب مفهومی تعریف مدیریت نشان داده شده است.
مدیریت برای هدایت
و راهبری سازمانها باید قادر باشد کارها را از طریق دیگران به انجام
برساند. و برای این‌کار نیازمند انجام وظایف فوق است. ارتباط هریک از
وظایف مدیریتی در فرایند دستیبابی به اهداف سازمان در در شکل شماره 1-5
نشان داده شده است.
وظایف مدیریت جدا از هم نبوده و نباید آنها را
بصورت خطی مانند آنچه در شکل شماره 4 نشان داده شده درک کرد. وظایف مدیریت
در ارتباط متقابل تودرتویی بایکدیگر انجام می‌شود.
جایگاه تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم در مدیریت:
مدیران
سازمان موظف‌اند که در عین حفظ تعادل سازمان، آنرا همراه با تغییرات فضای
کسب و کار خود تغییر دهند. زیرا هدف اساسی هر سیستم سازمانی بقاست و برای
دستیابی به این هدف ناچار به هماهنگی و انطباق با محیط و شرایط محیطی است.
هماهنگی و انطباق با محیط متغیر، در بطن خود تغییر در سیستم را در
برمی‌گیرد. اگر به هدف بقا، هدف رشد را نیز اضافه کنیم، که به‌نظر دومین
هدف مهم هر سازمان زنده محسوب می‌شود، لزوم پذیرش تغییر و همراستایی به
تغییرات محیطی دوچندان می‌گردد. وظیفه هدایت و راهبری تغییرات سازمانی نیز
بر عهده مدیریت سازمان است. تجزیه و تحلیل سیستمی نیز از ابزارهای تحلیلی
بسیار قدرتمند مدیریت برای راهبری تغییرات سازمانی محسوب می‌شود.
یکی
از مهمترین و پیچیده‌ترین فعالیت‌های مدیریتی سازماندهی یا طراحی سازمان
است. طراحی سازمان، فرایند پویای تقسیم کار و ایجاد هماهنگی بین منابع
سازمان برای اجرای استراتژی‌ها و برنامه‌های سازمان در راستای دستیابی به
اهداف سازمان است. سازمانها باید بطور مستمر معماری خود را با الزامات
محیطی همراستا نمایند و برای این‌کار لازم است تا توانمندی‌های مختلفی
داشته باشند. مهمترین توانمندی سازمان در این راستا توانمندی پویایی است
که بصورت توانایی سازمان در ترکیب بندی مستمر منابع خود برای دستیابی به
مزیت رقابتی تعریف می‌شود.
توانمندی سازمان در تحلیل و نگاه سیستمی از
زیربناهای توسعه توانمندی‌های پویایی در سازمان در فرایند مدیریت، تجزیه و
تحلیل سیستم می‌تواند بعنوان یک ابزار مفید و موثر مورد استفاده قرار
گیرد. بوسیله این ابزار مدیریت می‌توان ضمن بازبینی و شناخت اهداف سازمان،
راه‌ها و روشهای مورد استفاده برای دستیابی به این اهداف را در سازمان
مورد بررسی قرار داده و تغییرات مناسب را در اهداف سازمان یا روشهای
دستیابی به این اهداف به انجام رساند. در واقع مدیریت از طریق فرایند
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم با استفاده از روشهای علمی سعی می‌کند
سازمان و اجزای ساختاری و محتوایی آنرا شناخته و سازوکارهای مناسبی را
برای دستیابی به اهداف سازمان طراحی و پیاده‌سازی نماید. این فرایند کمک
می‌کند تا سازمان در اجرای عملیات خود توانمندی لازم را کسب نماید. توجه
کنید که دستیابی به سطوح بالای توانمندی در عملیات خود یک مزیت رقابتی
بسیار ارزشمند است.
از دیگر کاربردهای بسیار مهم تجزیه و تحلیل و
طراحی سیستم، افزایش ظرفیت حل مساله سازمان است. سازمانها بطور مداوم با
مسائل و مشکلات متعددی مواجه می‌شوند که رفع آنها نیازمند تصمیم‌گیری
مدیریتی است. حل تمامی این مشکلات هیچوقت امکان‌پذیرنیست اما سازمان باید
توانایی خود در حل مسائل مهم را روز‌به‌روز افزایش دهد، توانمندی در تجزیه
و تحلیل سیستم، زیربنای چنین توانمندی است.
یکی از شناخته‌شده‌ترین و
مهمترین کاربردهای تجزیه و تحلیل سیستم در توسعه سیستم‌های اطلاعاتی است.
یک سیستم اطلاعاتی همان کاری را می‌کند که سیستم عصبی در بدن انسان انجام
می دهد. توجه به این نکته اهمیت بسیار زیاد این‌گونه سیستمها را در
سازمان روشن می‌سازد. توسعه هرنوع سیستم اطلاعاتی خود یک فرایند تجزیه و
تحلیل و طراحی سیستم محسوب می‌شود که امروزه رویکردهای مختلفی برای آن
توسعه داده شده است. که یکی از معروف‌ترین انها رویکرد SDLC بوده و رویکرد
شی‌گرا یکی دیگر از رویکردهای توسعه سیستم‌های اطلاعاتی کامپیوتری محسوب
می‌شود.
بخش دوم: مبانی سیستم
تحلیل‌گری سیستم
نیازمند مهارت‌های مختلفی است. یکی از مهمترین مهارت‌های هر تحلیل‌گر
سیستم، مهارت مفهومی و تحلیلی وی است. که شامل مهارت درک سازمان و مدیریت،
مهارت‌های حل مساله و تفکر سیستمی و توانایی درک سیستمی سازمان است.
بخش‌های دوم و سوم این نوشتار سعی می‌کند تا آغاز راه شما برای کسب مهارت
در تفکر سیستمی باشد.
تعریف سیستم:
سیستم یک
پدیده است که موجودیت خود را از روابط متقابل بین اجزا خود حفظ می‌کند.
"سیستم مجموعه‌ای از اجزا و روابط میان آنهاست که در پی کسب هدف مشخصی
هستند. این اجزا به همراه محیط خود یک کل را تشکیل می‌دهند. " هیچ سیستمی
ایستا نبوده و روابط متقابل اجزا آن مسئول شخصیت کلی سیستم هستند. شناخت و
درک این روابط در تحلیل سیستمها بسیار مهم‌تر از درک اجزا سیستمی
به‌تنهایی است. سیستمها می‌توانند رفتارهایی از خود نشان دهنده که مجموع
اجزا بدون ارتباط با یکدیگر هرگز قادر به آن نیستند.
نمایش هندسی سیستم:
برای
نمایش هندسی سیستم معمولاً عناصر آن به همراه ارتباطات بین این عناصر نشان
داده می‌شود. شکل شماره 2-1 نمایی از یک سیستم را نشان می‌دهد
البته در هیچ سیستم واقعی اجزا و عناصر سیستم با نظم فوق قرار نمی‌گیرند. بلکه هریک از اجزا یا عناصر سیستم می‌تواند از نظر مکانی در هرجای ممکن قرار داشته باشند، منوط به اینکه روابط حیاتی بین عناصر همچنان باقی بماند. براین اساس شاید بهتر باشد برای نشان دادن هندسی یک سیستم از اشکالی مثل شکل شماره 2-2 نشان داد.
مشخصه‌ها و عناصر سیستم:
هر
سیستم دارای مشخصه‌هایی است که آنرا از سایر سیستمها مشخص و قابل تشخیص
می‌سازد. در زمان تحلیل سیستمها نیز تحلیل هریک از این مشخصه‌ها از اهمیت
فراوانی برخوردار می‌باشد.
منظور از عناصر سیستم همان اجزای سیستم
هستند. عناصر سیستمها خود سیستم هستند که در زمره زیر سیستم‌های سیستم
اصلی قرار می‌گیرند. در واقع هنگامی که بتوان عنصری از یک سیستم را بعنوان
یک سیستم جداگانه در نظر گرفت، آن عنصر یک خرده سیستم یا زیرسیستم از
سیستم بزرگتر محسوب می‌شود.
در یک نگرش ایستا عناصر سیستم همان
بخش‌ها یا زیرسیستم‌های سیستم هستند. در یک نگرش کارکردی بخش‌هایی که
وظایف اساسی سیستم را برعهده دارند عناصر آن سیستم هستند.
بطور کلی مشخصه‌های زیر را می‌توان در موارد زیر دسته‌بندی نمود:
زیر سیستمها؛ (Sub systems)
اجزا وابسته به‌هم؛ (Interrelated Components)
مرز سیستم؛ (Boundary)
هدف؛ (Purpose)
محیط؛ (Environment)
داده؛ (Input)
پردازش؛ (Process)
بازداده؛ (Output)
بازخورد؛ (Feedback)
محدودیت‌ها؛ (Constraints)
واسط؛ (Interface)
در ادامه برخی از عناصر و مشخصه‌های مهم سیستم تعریف شده‌اند.
ورودی‌ها:
هر
چیزی که سیستم از محیط یا بازداده‌های خود دریافت می کند را می‌توان ورودی
دانست. ماده، انرژی، انسان، محصول، خدمت و اطلاعات اشکال مختلف ورودی
هستند. ورودی‌ها نیروی محرکه سیستم را تامین می‌کنند و به سه نوع
ورودی‌های زنجیره‌ای، ورودی‌های تصادفی و ورودی‌های بازخورد تقسیم می‌شوند.
فراگرد (پردازش):
فرایندی
است که در آنجا خروجی‌های سیستم ساخته و تولید می‌شوند. در فرایند پردازش
تغیر و تحولاتی در ورودی‌های صورت گرفته و آنها را تبدیل به خروجی می‌کند.
اگر بتوانیم دقیقاً فرایند تغییر و تبدیل را مشاهده کرده و تحلیل نماییم
(بدانیم که در فرایند چه اتفاقی می‌افتد) آنرا جعبه سفید می‌نامیم. اما
اگر تحلیل‌گر نتواند جریان تغییر و تحول را در طول فرایند پردازش به تفضیل
بشناسد (اگر ندانیم در فرایند تبدیل چه اتفاقی می‌افتد) آنرا جعبه سیاه
می‌نامیم.
خروجی‌ها:
هر آنچه که از خانه پردازش
سیستم خارج می‌شود، خروجی سیستم نامیده می‌شود که می‌تواند ماده، انرژی،
کالا، خدمت یا اطلاعات باشد. خروجی‌ها انواع مختلفی دارند.
خروجی‌هایی که بطور مستقیم توسط سیستم‌های دیگر مصرف می‌شوند.
خروجی‌هایی که در فرایند تولید همان سیستم در مرحله بعد مصرف می‌شوند.
ضایعات. (همه سیستمها تلاش می‌کنند این نوع خروجی را حداقل کنند)
بازخورد کنترلی:
بطور
کلی دریافت اطلاعات از محیط را بازخور می‌نامند. بازخوردها، ابزارهای
ایجاد تعادل در سیستم هستند. در واقع، بازخور فرایندی است که بخشی از
بازداده‌ها به منزله داده وارد سیستم می‌شود و موجب تعدیل (افزایش یا
کاهش) بازداده‌های بعدی می‌شود. بازخور تک حلقه‌ای نوعی از بازخور است که
برای کنترل دستیابی به هدف بکارگرفته می‌شود. بازخور دو حلقه‌ای بازخوری
است که به سیستم امکان کنترل و تغییر هدف را می‌دهد. البته بازخور یا
پس‌خور مهمترین مفهوم در روش تحلیل پویایی سیستمی و سایبرنتیکس محسوب
می‌شود. براین اساس در بخش سوم این مفهوم بیشتر توضیح داده شده است.
روابط در سیستم:
مسیرهای
ارتباطی عناصر سیستم با یکدیگر را روابط می‌نامند. در سیستم‌های پیچیده که
هر عنصر آن یک خرده‌سیستم محسوب می‌شود، روابط بر مسیرهای پیونددهنده خرده
سیستمها دلالت دارد.
روابط موجود در سیستم را می‌توان به سه دسته زیر تقسیم نمود:
روابط حیاتی (منطقی):
رابطه
حیاتی رابطه‌ای است که در صورت قطع آن سیستم‌های وابسته به ان نمی‌توانند
به وظیفه خود عمل نمایند. این رابطه می‌تواند دو سویه (دوطرفه) یا یک‌سویه
(یک‌طرفه) باشد.
رابطه همافزایی:
نبود
این‌نوع رابطه مانع کارکرد سیستم نمی‌شود اما وجود آن کارکرد سیستم را به
میزان قابل ملاحظه‌ای افزایش می‌دهد. رابطه همافزایی باعث می‌شود که با
همکاری و تشریک مساعی تعدادی از خرده‌سیستم‌های نیمه مستقل، خروجی و بازده
کل سیستم بیش از جمع بازده یا خروجی‌های هریک از خرده سیستمها، درصورت
عمل تنها و مستقل آنها، شود. بطور ساده همافزایی یعنی اینکه حاصل جمع
تلاش جمعی دو زیر سیستم که هریک 2 واحد نیرو دارند چیزی بیش از 4 شود.
پویایی سیستم:
سیستمها
در طول زمان تغییر می‌نمایند. این تغییرات دلالت بر پویایی سیستم دارند.
سیستم‌های تغیرپذیر را سیستم‌های پویا نیز می‌نامند. روابطی که بین اجزا
درونی سیستم و یا بین سیستم و محیط آن برای دستیابی به اهداف سیستم برقرار
می‌شوند، منشا اصلی این تغییرات و پویایی‌ها هستند.
محیط و مرز سیستم:
هر
سیستم علاوه بر عناصر درونی خود و روابط بین آنها، با عناصری خارج از خود
نیز سروکار دارد. محیط سیستم شامل اجزایی است که خارج از کنترل مستقیم و
کامل سیستم هستند ولی بر عملکرد سیستم تاثیر می‌گذارند.از آنجا که عوامل
محیطی خارج از کنترل سیستم قرار دارند، در تحلیل‌های سازمانی، محیط سیستم
را می‌توان یک عامل ثابت در نظر گرفت. ولی همین عوامل محیطی تاثیر قابل
ملاحظه‌ای بر عملکرد سیستم می‌گذارند. برای تشخیص عامل محیطی، می‌توان از
دو شاخص زیر استفاده کرد:
عامل؛ باید خارج از محیط سیستم باشد
عامل؛ تاثیر مهمی بر رفتار سیستم داشته باشد
رفتار سیستم تا حد زیادی – برخلاف رفتار عناصر آن- وابسته به محیط سیستم است. زیرا محیط همواره با سیستم سروکار دارد و بطور مستمر بر آن اثر می‌گذارد. البته نمی‌توان پذیرفت که سیستم نمی‌تواند هیچ تاثیر بر محیط خود داشته باشد. در واقع، سیستمها نیز می‌توانند تا حدودی بر ویژگی‌های عوامل محیطی خود تاثیر بگذارند. چرچمن برای تشخیص عوامل محیطی 2 سوال زیر را مفید می‌داند:
آیا عامل مورد نظر با هدف سیستم ارتباط دارد؟
آیا عامل مذکور تحت کنترل سیستم است؟
براساس سوال‌های فوق عوامل محیطی و سسیستمی را می‌توان در ماتریس زیر نگاشت کرد.
ماهیت
ارتباط یک عامل با سیستم به نحوه اثر‌گذاری و تاثیر‌پذیری آن بر (از)
سیستم بستگی دارد. در شکل شماره 2-4 نمایی از یک سیستم نوعی و عوامل محیطی
آن ترسیم شده است.
مرز سیستم جداکننده سیستم از محیط سیستم است. محیط
سیستم شامل تمامی عناصر بیرون از محدوده سیستم هستند که بر رفتار سیستم و
اجزا درونی آن تاثیر می‌گذارند. در واقع مرز سیستم مجموعه‌ای از عناصر
سیستم است که علاوه بر عناصر درونی سیستم عناصر محیطی نیز در تعیین رفتار
آنها نقش دارند.
محیط سازمان فضایی را ایجاد می‌کند که سازمان ضمن
تامین منابع مورد نیاز خود از آن، تولیدات خود را به آنجا صادر می‌کند.
البته به غیر از تامین‌کنندگان مواد اولیه و مشتریان عوامل دیگری نیز در
محیط سیستمها وجود دارند که همگی بر کارکرد سیستم تاثیر می‌گذارند.
مجموعه تمامی عوامل فوق را فضای کسب و کاری نیز می‌نامند. این فضا
می‌تواند زمینه مناسبی را برای رشد و توسعه کسب و کارها فراهم سازد که در
آن صورت یک فضای کسب و کار پیش‌برنده محسوب می‌شود. اما ممکن است فضای کسب
و کاری مانع رشد و توسعه کسب و کارها باشد، که درآن صورت یک فضای کسب و
کاری بازدارنده محسوب می‌شود. شکل شماره 2-5 عوامل محیطی ایجاد کننده فضای
کسب و کار را به سه گروه عوامل خرد، میانی و کلان تقسیم‌بندی کرده است.
لازم
به ذکر است که ابزار اصلی مدیریت برای مواجه شدن با محیط سازمان، مدیریت
استراتژیک نامیده می‌شود. پیشرفت این دانش می‌تواند ابزارهای مناسبی برای
کنترل بیشتر بر محیط سازمان در اختیار مدیریت قرار دهد. اما در زبان
سیستمی، طرق مختلفی که می‌توان در برابر محیط عکس‌العمل نشان داد عبارتند
از:
تعمیر و نگهداری؛
دفاع؛
رشد.
نگهداری و تعمیر:
مجموعه
کارهایی است که سیستم در درون خود برای حصول اطمینان از انجام صحیح وظایف،
از طریق راه‌های درست و مناسب انجام می دهد. برخی از سیستمها واحد‌های
تخصصی نگهداری و تعمیر دارند. تجزیه و تحلیل سیستم نیز در شمار وظایف
نگهداری و تعمیر قرار می‌گیرد.
دفاع:
هر سیستم
هدف‌هایی دارد که ممکن است با اهداف سایر سیستمها در تضاد باشد. تلاش
سیستمها برای کسب منابع ضروری نیز تضاد‌هایی را در بین آنها ایجاد می کند
که منجر به بروز رقابت در بین آنها می‌شود. به این ترتیب ممکن است یک
سیستم از دیدگاه سایر سیستمها به منزله یک منبع در نظر گرفته شود.
بنابراین لازم می‌شود تا سیستم از موجودیت خود دفاع نماید. این فعالیت‌های
دفاعی در طول مرز سیستم و یا نزدیک آن انجام می‌گیرد.
رشد:
رشد
سیستم در مرز سیستم و ماورای آن رخ می‌دهد. سیستم وقتی رشد می‌کند به
تعداد عناصر آن افزوده می‌شود. که خود متضمن برقراری رابطه با این عناصر
جدید است. در واقع سیستمها با برقراری رابطه بین عناصر درونی خود و عوامل
محیطی رشد می‌کنند. رشد زمانی تحقق می‌یابد که منابع اخذ شده از محیط
به‌صورت مفیدی در سیستم مصرف شوند.
سیستم‌های باز و بسته:
براساس
رابطه با محیط، سیستمها را می‌توان به دونوع کلی سیستم‌های باز و
سیستم‌های بسته تقسیم‌بندی نمود. سیستم بسته سیستمی است که منابع ثابتی را
که به یکباره از محیط دریافت کرده، در اختیار دارد و دیگر هیچ انرژی از
محیط دریافت نکرده و خروجی‌های خود را نیز به محیط نمی‌دهد. در کلی‌ترین
تعریف سیستم بسته سیستمی است که هیچ ارتباطی با محیط خود ندارد. سیستم
بسته به محیط‌اش وابسته نیست و همه انرژی و منابع لازم برای ادامه کارش را
در اختیار دارد. البته سیستم‌های بسته در دنیای واقعی بسیار نادرند.
سیستم
باز سیستمی است که با محیط خود به تبادل انرژی و اطلاعات مشغول است.
بعلاوه، سیستم‌های باز با دریافت اطلاعات (بازخور) از محیط عملکرد خود را
نیز کنترل و تعدیل می‌نمایند. این کار می‌تواند بصورت خودکار یا با دخالت
یک عامل خارجی مانند انسان انجام گیرد. باز یا بسته بودن سیستم یک مفهوم
نسبی است که بهتر است آن را بروی یک پیوستار درنظر گرفت که از سیستم
کاملاً بسته به سمت سیستم کاملاً باز حرکت می‌کند.
سیستم‌های باز دارای ویژگی‌هایی هستند که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
آگاهی نسبت به محیط؛
سیستم باز از وجود محیط و وابستگی خود به آن آگاه است. سیستم‌های باز مرزی دارند که آنها را از محیط‌شان جدا می‌سازد.
بازخور؛
سیستم‌های باز با دریافت بازخور از محیط عملکرد خود را مدیریت کرده و رابطه خود با محیط را نیز تنظیم می‌کنند.
آنتروپی منفی؛
واژه
آنتروپی حاکی از تمایل سیستمها به حرکت به سمت کهولت و پیری و بی‌نظمی
است. سیستم‌های بسته به مرور زمان از هم گسیخته می‌شوند زیرا انرژی جدیدی
از محیط دریافت نمی‌کنند. اما سیستم‌های باز انتروپی منفی دارند. زیرا
انها می‌توانند خود را ترمیم می‌کنند. این سیستمها حتی می‌توانند با وارد
کردن انرژی بیشتر رشد و توسعه یابند.
ثبات و پایداری؛
سیستم‌های
باز برای جلوگیری از بی‌نظمی و رشد بی‌رویه در کسب انرژی از محیط، سعی
می‌کنند تا تعادل را در تبادل انرژی با محیط حفظ نمایند. این مساله مانع
رشد سریع و بی‌رویه سیستم شده و در آن ثبات و پایداری ایجاد می‌نیستمی است
که هیچ ارتباطی با محیط خود ندارد. سیستم بسته به محیط‌اش وابسته نیست و
همه انرژی و منابع لازم برای ادامه کارش را در اختیار دارد. البته
سیستم‌های بسته در دنیای واقعی بسیار نادرند.
سیستم باز سیستمی است
که با محیط خود به تبادل انرژی و اطلاعات مشغول است. بعلاوه، سیستم‌های
باز با دریافت اطلاعات (بازخور) از محیط عملکرد خود را نیز کنترل و تعدیل
می‌نمایند. این کار می‌تواند بصورت خودکار یا با دخالت یک عامل خارجی
مانند انسان انجام گیرد. باز یا بسته بودن سیستم یک مفهوم نسبی است که
بهتر است آن را بروی یک پیوستار درنظر گرفت که از سیستم کاملاً بسته به
سمت سیستم کاملاً باز حرکت می‌کند.
سیستم‌های باز دارای ویژگی‌هایی هستند که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
آگاهی نسبت به محیط؛
سیستم باز از وجود محیط و وابستگی خود به آن آگاه است. سیستم‌های باز مرزی دارند که آنها را از محیط‌شان جدا می‌سازد.
بازخور؛
سیستم‌های باز با دریافت بازخور از محیط عملکرد خود را مدیریت کرده و رابطه خود با محیط را نیز تنظیم می‌کنند.
آنتروپی منفی؛
واژه
آنتروپی حاکی از تمایل سیستمها به حرکت به سمت کهولت و پیری و بی‌نظمی
است. سیستم‌های بسته به مرور زمان از هم گسیخته می‌شوند زیرا انرژی جدیدی
از محیط دریافت نمی‌کنند. اما سیستم‌های باز انتروپی منفی دارند. زیرا
انها می‌توانند خود را ترمیم می‌کنند. این سیستمها حتی می‌توانند با وارد
کردن انرژی بیشتر رشد و توسعه یابند.
- نتیجه گیری و ارائه راه حل:
در
این مرحله آنالیست به تعبیر و تفسیر یافته های خویش پرداخته و چنانچه
فرضیه های اولیه او تأیید گردند او موفق به کشف علت شده است و اگر تأیید
نشده باشند بایستی بدنبال راه حل های دیگری برای مشکل باشد.
- تهیه و
تنظیم گزارش: اقداماتی که تا این مرحله انجام گرفته اند توسط تحلیل گر در
یک گزارش منظم تدوین و در دسترس مدیران و مقامات ذیربط قرار می گیرد.
-
اجرا: در این مرحله آنالیست طی برنامه ای پیش بینی های لازم را جهت اجرای
پیشنهادات مصوب و پیاده کردن طرحهای جدید و ایجاد تغییر در نظام قدیم
انجام دهد.
- آزمایش طرح جدید: دراین مرحله جهت کسب اطمینان از نتایج
طرح ،طرح در یک قلمرو محدود به مرحله اجرا گذاشته می شود تا محدودیتهای
حین عمل مشخص و جرح و تعدیلهای لازم انجام پذیرد .
- استقرار طرح
جدید: چنانچه نتایج حاصل از اجرای آزمایش طرح مثبت باشد و مدیران و مقامات
مسئول ادامه اجرای آن را تصویب کنند طرح مربوطه در عمل پیاده و استقرار می
یابد
- ارزیابی عملکرد: پس از اینکه سیستم قدیم به سیستم جدید تبدیل
شد ،آنالیست بررسی دوباره ای از سیستم به عمل آورده و عملکرد آن را
ارزیابی می نماید تا میزان موفقیت سیستم جدید را مشخص و تجدید نظرهای
احتمالی را انجام دهد.
برای استفاده از دید سیستمی در تمامی مراحل
طراحی و تجزیه و تحلیل سیستمها از اهمیتی بالایی برخوردار است. این نگرش
چارچوبی منطقی و علمی برای در نظر گرفتن عوامل موثر داخلی و خارجی سیستم
به عنوان یک کل متشکل ارائه می دهد .و به پدیده های اطراف بصورت یک کل به
هم پیوسته می نگرد.
منابع :
1- “Les gisements d’informations “ : Science et technologie no . 27-28 juillet- Aout 1990
2-
نگرشی در وضعیت اطلاع رسانی ایران و چند کشور دیگر : بخش اول اطلاع رسانی
در ایران .(تهران : مرکز اسناد و مدارک علمی ، خرداد 1361)
3-
W.B Ashton , B.R.Kinzey , and M. E Gunn jr. “Monitoving Science and
technology developments” . lnternational journal of technology
Management. Vol. 6 No .1/2 1991
4- راهنمای مراکز اسناد و کتابخا نه های تخصصی ، اختصاصی و دانشگاهی .( تهران : مرکز اسناد و مدارک علمی ، بهمن ماه 1361)
5- نگاهی به وضعیت تحقیقات و بنیانهای پژوهشی2 "روز نامه کیهان ، 29آذر ماه 1371
6- راهنمای مراکز آموزشی پژوهشی و تولید کننده اطلاعات علمی و فنی در ایران ( تهران مرکز اسناد و مدارک علمی ، پاییز 1362 )
7- Catherine Bozon. " Profession veilleur technologique “: Science et technologie No. 27-28 juillet-Auot 1990
8- مهندسی ایمنی دکتر فام
9- http://www.rayansalamat.ir
